Jeden Morgen dieselbe Frage an Copilot tippen? Das kannst du dir sparen. Microsoft 365 Copilot kann Prompts jetzt zeitgesteuert und wiederkehrend ausführen. Du richtest die Anweisung einmal ein, Copilot erledigt sie ab dann automatisch, täglich, wöchentlich oder monatlich. Das Ergebnis wartet fertig auf dich, auf Wunsch mit Benachrichtigung per E-Mail.

Warum das ein echter Zeitgewinn ist

Viele Copilot-Aufgaben sind Routinen: der Blick in den Posteingang am Morgen, die Wochenzusammenfassung am Freitag, der Statusbericht zum Monatsende. Genau diese wiederkehrenden Aufgaben sind wie gemacht für geplante Prompts. Nicht, weil Copilot dein Urteil ersetzt, sondern weil das Ergebnis schon bereitliegt, wenn du es brauchst. Du prüfst nur noch, statt jedes Mal von vorne zu starten.

So richtest du einen wiederkehrenden Prompt ein

Schritt 1: Prompt einmal normal ausführen.

Öffne den Microsoft 365 Copilot Chat und schicke deinen Prompt ganz normal ab. So siehst du gleich, ob das Ergebnis passt. Mein Tipp: Feile zuerst an der Formulierung, bis die Antwort wirklich sitzt. Erst der Prozess, dann die KI.

Schritt 2: „Diesen Prompt planen" wählen.

Fahre mit der Maus über deinen gesendeten Prompt. Neben Stift- und Kopiersymbol erscheint ein kleines Uhr-Icon: „Diesen Prompt planen". Ein Klick darauf öffnet das Fenster „Zeitplan erstellen". Dein Prompt ist dort bereits übernommen und lässt sich noch anpassen.

Schritt 3: Zeitplan festlegen.

Jetzt bestimmst du den Rhythmus:

•  Startdatum und Uhrzeit der ersten Ausführung

• Intervall: täglich, wöchentlich oder monatlich, bei Bedarf eingeschränkt auf bestimmte Wochentage

• optional ein Enddatum, danach wird der Prompt automatisch deaktiviert

• Häkchen bei „E-Mail erhalten, wenn die Antworten bereitstehen", wenn du aktiv erinnert werden willst

Mit „Speichern" ist dein Autopilot aktiv.

Schritt 4: Geplante Prompts verwalten.

Unter „Geplante Prompts verwalten" siehst du alle aktiven Prompts auf einen Blick, inklusive nächster Ausführung. Über das Drei-Punkte-Menü kannst du jeden Prompt sofort ausführen, den Zeitplan bearbeiten, ihn vorübergehend deaktivieren (praktisch im Urlaub) oder löschen. Die Ergebnisse landen in deinem Chatverlauf, geplante Prompts sind dort fett markiert und mit einem Symbol gekennzeichnet.

Drei Ideen zum Ausprobieren

1. Morgen-Briefing: „Fasse meine heutigen Termine zusammen und liste offene Punkte aus den zugehörigen E-Mail-Threads auf." Jeden Werktag um 7:30 Uhr.

2. Freitags-Rückblick: „Erstelle eine Zusammenfassung meiner wichtigsten Besprechungen und Entscheidungen dieser Woche." Jeden Freitag um 15:00 Uhr.

3. Follow-up-Radar: „Welche E-Mails der letzten Woche habe ich noch nicht beantwortet, obwohl eine Antwort erwartet wird?" Jeden Montag um 8:00 Uhr.

Was du wissen solltest

• Du brauchst eine kostenpflichtige Microsoft 365 Copilot Lizenz. Im kostenlosen Copilot Chat gibt es die Funktion nicht.

• Pro Person sind bis zu 10 geplante Prompts möglich.

• Geplante Prompts greifen auf deine Outlook-Mails, deinen Kalender und Teams zu. Für ereignisgesteuerte Automatisierungen, etwa „reagiere, wenn eine bestimmte E-Mail eintrifft", brauchst du Agents in Copilot Studio. Das ist dann der nächste Schritt.

• Wenn du das Uhr-Icon nicht siehst: In manchen Organisationen ist die Funktion von der IT deaktiviert. Frag bei deiner IT-Abteilung nach den „optionalen verbundenen Erfahrungen" in Microsoft 365.

Mein Fazit

Wiederkehrende Prompts sind der einfachste Einstieg in echte KI-Automatisierung, ganz ohne Programmierung und ohne zusätzliche Tools. Du investierst einmal fünf Minuten und sparst ab dann jede Woche Zeit. Und das Beste: Du behältst die Kontrolle, denn Copilot liefert, du entscheidest.

Welche Routine gibst du als Erstes ab? Schreib mir, ich bin neugierig.