KI schreibt Mails — das können heute die meisten. Aber KI, die klingt wie du? Das ist eine andere Geschichte. Das Ergebnis ohne Konfiguration: Antworten, die zu förmlich klingen. Sätze, die du nie so sagen würdest. Ein Ton, der irgendwie nett ist — aber nicht du.

Der Unterschied liegt nicht im Tool. Er liegt darin, ob du deiner KI einmal erklärt hast, wer du bist.

Hier zeige ich dir, wie das in 4 Schritten geht — unabhängig von dem Tool, das du nutzt.

Was ist ein KI-Mailing-Assistent?

Ein KI-Mailing-Assistent ist kein Chatbot, den du jedes Mal neu befragst. Er ist ein Assistent, dem du einmalig deinen Schreibstil, deine Werte und deine Kommunikationsweise erklärt hast — und der sich ab dann immer daran erinnert.

Fast jede KI-Plattform bietet diese Funktion heute an — nur unter anderem Namen:

• Claude → Projekt

• ChatGPT → GPT

• Microsoft Copilot → Agent

• Google Gemini → Gem

 

Die 4-Schritte-Methode

Schritt 1 — Beantworte 4 Fragen zu deiner Tonalität

Bevor du irgendetwas einrichtest, musst du selbst klar haben, wie du klingst. Das klingt selbstverständlich — ist es aber oft nicht. Die meisten beschreiben ihren Stil als „professionell, aber herzlich" — was zu allgemein ist, um einer KI wirklich zu helfen.

Diese vier Fragen machen deinen Stil greifbar:

1. Wie würdest du deinen Schreibstil in 3 Adjektiven beschreiben?
   Beispiel: direkt, herzlich, klar

2. Welche Wörter oder Sätze verwendest du regelmäßig?
   Beispiel: „Kurze Rückfrage:", „Ich freue mich darauf", „Ganz lieben Gruß"

3. Was sagst du nie — was klingt definitiv nicht nach dir?
   Beispiel: „Mit freundlichen Grüßen", „Anbei übermittle ich Ihnen", „Ich hoffe, diese E-Mail findet Sie wohlauf"

4. Wie soll sich dein Gegenüber nach deiner Mail fühlen?
   Beispiel: verstanden, gut aufgehoben, motiviert

Schreib deine Antworten auf — du brauchst sie in Schritt 3.

Schritt 2 — Werte deine Tonalität aus

Hol dir 3–5 Mails, die du selbst geschrieben hast — Mails, bei denen du denkst: genau so klinge ich.

Kopiere diese Mails in deine KI und bitte diese, deine Schreibweise und Tonalität zu analysieren sowie zu beschreiben. Die Antworten sind oft sehr spannend. Wann hast du dir zuletzt Gedanken gemacht, was deine Sprachmuster in der schriftlichen Kommunikation sind?

Schritt 3 — Erstelle deinen Prompt mit dem Prompt-Generator

Jetzt nutzt du KI, um KI zu konfigurieren. Das ist der Schritt, den die meisten überspringen — und genau deshalb klingt ihr Assistent nicht wie sie.

Öffne deine KI-Plattform und gib ihr diesen Meta-Prompt. Füge deine Antworten aus Schritt 1 und 2 unten ein:

Ich möchte einen KI-Mailing-Assistenten einrichten, der so klingt wie ich. Erstelle mir einen präzisen System-Prompt auf Basis meiner folgenden Angaben:

Mein Schreibstil (3 Adjektive): [deine Antwort]

Sätze/Wörter, die ich oft verwende: [deine Beispiele ]

Was ich nie sage: [deine Beispiele]

Wie Empfänger sich fühlen sollen: [deine Antwort]

Typisches aus meinen Mails: [deine Beobachtungen aus Schritt 2]

Der Assistent soll: eine eingehende Mail erhalten, mich kurz nach dem Ziel der Antwort fragen, und dann eine Antwort in meinem Stil verfassen — ohne Floskeln, ohne Füllwörter.

Die KI generiert dir daraus einen fertigen System-Prompt. Lies ihn durch, passe ihn bei Bedarf an — und weiter zu Schritt 4.

Schritt 4 — Richte deinen Agenten ein

Jetzt öffnest du deine Plattform und richtest den Assistenten ein:

• Claude (Projekt)
  Neues Projekt erstellen → auf der rechten Seite im Projekt findest du die Systemeingaben.

• ChatGPT (GPT)
  Meine GPTs → Neues GPT erstellen → Reiter „Konfigurieren" → unter „Anweisungen" deinen Prompt einfügen → speichern.

• Microsoft Copilot (Agent)
  Copilot Studio → Neuen Agent erstellen → Anweisungen einfügen → veröffentlichen.

• Google Gemini (Gem)
  Gems → Neuen Gem erstellen → Anweisungen einfügen → speichern.

Ab jetzt: Agent öffnen, Mail hineinkopieren — fertig.

So sieht das in der Praxis aus

Einmal eingerichtet. Kein erneutes Erklären. Keine generischen Antworten mehr.

 

FAQ

Muss ich Beispiel-Mails hochladen?

Nein — nicht zwingend. Die 4 Fragen reichen für den Start. Wenn der Stil noch nicht ganz passt, füge 2–3 Beispiel-Mails direkt in die Projektanweisungen ein, damit die KI konkrete Muster erkennt.

Funktioniert das auch mit Outlook oder Gmail?

Ja. Du nutzt deinen Agenten parallel: Mail aus Outlook kopieren, in den Agenten einfügen, Antwort zurückkopieren. Wer Microsoft 365 nutzt, kann Copilot direkt in Outlook einbinden.

Was wenn die KI trotzdem zu förmlich klingt?

Ergänze in deinem System-Prompt gezielt negative Beispiele: „Vermeide folgende Formulierungen: Mit freundlichen Grüßen, Anbei finden Sie, Ich hoffe, diese Mail findet Sie wohlauf." Verbote wirken oft stärker als Beschreibungen.

 

Fazit

Ein Mailing-Assistent, der klingt wie du, ist keine Frage des Budgets oder der Technik. Es ist eine Frage von 30 Minuten Vorbereitung — einmal.

Vier Fragen beantworten. Eigene Mails auswerten. Prompt generieren. Agent einrichten.

Mail rein — Antwort raus — klingt wie du.

Weitere Möglichkeiten, mit der KI effizienter zu arbeiten → KI Use Cases in Unternehmen

KI systematisch einführen statt einfach drauflos: → Das PACE-Framework für KMU und Selbstständige